Должностная инструкция – это документ, который описывает задачи, функции и обязанности сотрудника на определенной должности. Корректное и понятное написание должностных инструкций является важным фактором успешного функционирования организации.
1. Определите цель и структуру должностной инструкции
Перед началом написания должностной инструкции определите ее цель. Вы должны знать, какую информацию и каким образом вы хотите передать сотруднику. Структура должностной инструкции тоже играет большую роль – она должна быть логичной и удобной для чтения.
2. Используйте понятные термины и язык
При написании должностной инструкции избегайте использования сложных технических терминов, особенно если они не являются широко распространенными или известными. Используйте четкий и лаконичный язык, чтобы сотрудник мог легко понять инструкцию и выполнить свои обязанности.
2.1 Используйте активный глагол
Используйте активный глагол для описания задач и функций. Например, вместо “требуется быть ответственным за…” скажите “вы должны быть ответственным за…”. Это делает инструкцию более наглядной и дает четкое представление о том, что от сотрудника ожидается.
2.2 Делайте инструкцию последовательной
Структурируйте должностную инструкцию таким образом, чтобы она была последовательной и понятной. Опишите задачи сотрудника по порядку и разделите их на логические группы. Используйте номера или маркеры для выделения пунктов, чтобы сотруднику было проще ориентироваться в инструкции.
3. Опишите конкретные обязанности и результаты
Избегайте неопределенных формулировок в должностной инструкции. Формулируйте обязанности сотрудника конкретно и четко, указывайте ожидаемые результаты. Например, вместо “выполнять задачи в срок” скажите “выполнять задачу Х в течение 5 рабочих дней”. Это поможет сотруднику понять, каким образом он должен достигать запланированных результатов.
4. Проверяйте и пересматривайте инструкции
Должностные инструкции могут быть динамичными и меняться со временем. Периодически проверяйте и пересматривайте инструкции, чтобы убедиться в их актуальности и соответствии. Если произошли изменения в организации или задачи сотрудника изменились, обновите соответствующие инструкции.
Правильное написание должностной инструкции – это важный элемент эффективного управления персоналом. Следуя указанным выше рекомендациям, вы сможете создать адаптированный и понятный документ, который поможет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и достигать поставленных целей.